Komunikasi Bisnis 2
MAKALAH
KOMUNIKASI BISNIS
DISUSUN OLEH :
· ALYA KHAIRUNISA
NABILA (50214916)
· AYU
REGITA
ANDINI (51214887)
· CHAHYANI
INDAH PRATIWI (52214308)
· EKKA
NARATAMA (53214449)
· NATHASYA
MEITASARI (57214842)
· YAHYA
MUHLISINALA (5C214915)
KELAS :
2DF01
PROGRAM DIPLOMA TIGA
BISNIS KEWIRAUSAHAAN
UNIVERSITAS GUNADARMA
Kata Pengantar
Puji syukur atas kehadirat Allah swt
atas Rahmat-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah
ini. Diharapkan semoga makalah ini dapat memberi informasi kepada
kita semua.
Kami juga menyadari bahwa makalah ini
masih jauh dari kata sempurna, untuk itu kami mengharapkan kritik dan saran
pihak yang membangun dari semua pihak.
Akhir kata kami sampaikan terimakasih
atas semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini. Semoga
Allah Swt senantiasa memberkahi segala usaha kita.
Depok, April 2016
DAFTAR ISI
Halaman Judul
Kata Pengantar ii
Daftar Isi iii
BAB I PEMBAHASAN 2
1.1 Jenis-jenis Komunikasi Bisnis 2
1.2 Teknologi Informasi dalam Komunikasi
Bisnis 7
1.3 Perencanaan Peran Pesanpesan Bisnis 11
BAB III PENUTUP 18
3.1 Kesimpulan 18
Daftar Pustaka
BAB 1
PEMBAHASAN
1.1 Jenis-jenis komunikasi
1. Komunikasi intrapribadi
Komunikasi
intrapribadi (intrapersonal communication) adalah komunikasi dengan diri
sendiri, baik kita sadari atau tidak.Misalnya berpikir.
Komunikasi
interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara seseorang dengan
paling kurang seorang lainnya atau biasanya di antara dua orang yang dapat
langsung diketahui balikannya. (Muhammad, 2005,p.158-159).
Menurut Devito (1989),
komunikasi interpersonal adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan
penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok kecil orang, dengan berbagai
dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik segera (Effendy,2003,
p. 30).
Komunikasi
interpersonal adalah komunikasi antara orang-orang secara tatap muka, yang
memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secara langsung,
baik secara verbal atau nonverbal. Komunikasi interpersonal ini adalah
komunikasi yang hanya dua orang, seperti suami istri, dua sejawat, dua sahabat
dekat, guru-murid dan sebagainya (Mulyana, 2000, p. 73)
Menurut Effendi, pada
hakekatnya komunikasi interpersonal adalah komunikasi antar komunikator dengan
komunikan, komunikasi jenis ini dianggap paling efektif dalam upaya mengubah
sikap, pendapat atau perilaku seseorang, karena sifatnya yang dialogis berupa
percakapan. Arus balik bersifat langsung, komunikator mengetahui tanggapan
komunikan ketika itu juga.Pada saat komunikasi dilancarkan, komunikator
mengetahui secara pasti apakah komunikasinya positif atau negatif, berhasil
atau tidaknya. Jika ia dapat memberikan kesempatan pada komunikan untuk
bertanya seluas-luasnya (Sunarto, 2003, p. 13).
Klasifikasi Komunikasi Interpersonal
Redding yang dikutip
Muhammad (2004, p. 159-160) mengembangkan klasifikasi komunikasi interpersonal
menjadi interaksi intim, percakapan sosial, interogasi atau pemeriksaan dan
wawancara.Interaksi intim termasuk komunikasi di antara teman baik, anggota
famili, dan orang-orang yang sudah mempunyai ikatan emosional yang
kuat.Percakapan sosial adalah interaksi untuk menyenangkan seseorang secara
sederhana.Tipe komunikasi tatap muka penting bagi pengembangan hubungan
informal dalam organisasi.Misalnya dua orang atau lebih bersama-sama dan
berbicara tentang perhatian, minat di luar organisasi seperti isu politik,
teknologi dan lain sebagainya.
Interogasi atau pemeriksaan adalah
interaksi antara seseorang yang ada dalam kontrol, yang meminta atau bahkan
menuntut informasi dari yang lain. Misalnya seorang karyawan dituduh mengambil
barang-barang organisasi maka atasannya akan menginterogasinya untuk mengetahui
kebenarannya.Wawancara adalah salah satu bentuk komunikasi interpersonal di
mana dua orang terlibat dalam percakapan yang berupa tanya jawab. Misalnya
atasan yang mewawancarai bawahannya untuk mencari informasi mengenai suatu
pekerjaannya.
2. Komunikasi antarpribadi
Komunikasi
antarpribadi (interpersonal communication) adalah komunikasi antara orang-orang
secara tatap muka, yang memungkinkan respon verbal maupun nonverbal berlangsung
secara langsung.Bentuk khusus komunikasi antarpribadi ini adalah komunikasi
diadik (dyadic communication) yang hanya melibatkan dua individu, misalnya
suami-istri, dua sejawat, guru-murid.Ciri-ciri komunikasi diadik adalah pihak-pihak
yang berkomunikasi berada dalam jarak yang dekat; pihak-pihak yang
berkomunikasi mengirim dan menerima pesan secara langsung dan simultan.
Penggunaan bahasa atau
pikiran yang terjadi di dalam diri komunikator sendiri antara self dengan God.
Komunikasi intrapersonal merupakan keterlibatan internal secara aktif dari
individu dalam pemrosesan simbolik dari pesan-pesan. Seorang individu menjadi
pengirim sekaligus penerima pesan, memberikan umpan balik bagi dirinya sendiri
dalam proses internal yang berkelanjutan. Komunikasi intrapersonal dapat
menjadi pemicu bentuk komunikasi yang lainnya.Pengetahuan mengenai diri pribadi
melalui proses-proses psikologis seperti persepsi dan kesadaran (awareness)
terjadi saat berlangsungnya komunikasi intrapribadi oleh komunikator. Untuk
memahami apa yang terjadi ketika orang saling berkomunikasi, maka seseorang
perlu untuk mengenal diri mereka sendiri dan orang lain. Karena pemahaman ini
diperoleh melalui proses persepsi. Maka pada dasarnya letak persepsi adalah
pada orang yang mempersepsikan, bukan pada suatu ungkapan ataupun obyek.
Aktivitas dari
komunikasi intrapribadi yang kita lakukan sehari-hari dalam upaya memahami diri
pribadi diantaranya adalah; berdo'a, bersyukur, instrospeksi diri dengan
meninjau perbuatan kita dan reaksi hati nurani kita, mendayagunakan kehendak
bebas, dan berimajinasi secara kreatif .Pemahaman diri pribadi ini berkembang
sejalan dengan perubahan perubahan yang terjadi dalam hidup kita. Kita tidak
terlahir dengan pemahaman akan siapa diri kita, tetapi prilaku kita selama ini
memainkan peranan penting bagaimana kita membangun pemahaman diri pribadi ini. Kesadaran
pribadi (self awareness) memiliki beberapa elemen yang mengacu pada identitas
spesifik dari individu (Fisher 1987:134). Elemen dari kesadaran diri adalah
konsep diri, proses menghargai diri sendiri (self esteem), dan identitas diri
kita yang berbeda beda (multiple selves).
3. Komunikasi kelompok (kecil)
Komunikasi kelompok
merujuk pada komunikasi yang dilakukan sekelompok kecil orang (small-group
communication). Kelompok sendiri merupakan sekumpulan orang yang mempunyai
tujuan bersama, yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama,
saling mengenal satu sama lain, dan memandang mereka sebagai bagian dari
kelompok tersebut. Komunikasi antarpribadi berlaku dalam komunikasi kelompok.
4. Komunikasi publik
Komunikasi publik
adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah orang (khalayak),
yang tidak bisa dikenali satu persatu. Komunikasi publik meliputi ceramah,
pidato, kuliah, tabligh akbar, dan lain-lain. Ciri-ciri komunikasi publik
adalah: berlangsung lebih formal; menuntut persiapan pesan yang cermat,
menuntut kemampuan menghadapi sejumlah besar orang; komunikasi cenderung pasif;
terjadi di tempat umum yang dihadiri sejumlah orang; merupakan peristiwa yang
direncanakan; dan ada orang-orang yang ditunjuk secara khusus melakukan
fungsi-fungsi tertentu.
5. Komunikasi organisasi
Komunikasi organisasi
(organizational communication) terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal
dan informal, dan berlangsung dalam jaringan yang lebih besar dari komunikasi
kelompok.Komunikasi organisasi juga melibatkan komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi,
dan komunikasi publik tergantung kebutuhan.
6. Komunikasi massa
Komunikasi massa (mass
communication) adalah komunikasi yang menggunakan media massa cetak maupun
elektronik yang dikelola sebuah lembaga atau orang yang dilembagakan yang
ditujukan kepada sejumlah besar orang yang tersebar, anonim, dan heterogen. Pesan-pesannya
bersifat umum, disampaikan secara serentak, cepat dan selintas.
1.2 Teknologi informasi
dalam komunikasi bisnis
a. Keuntungan menguasai teknologi informasi
Kemajuan yang telah
dicapai manusia dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) merupakan
sesuatu yang patut kita syukuri karena dengan kemajuan tersebut akan memudahkan
manusia dalam mengerjakan pekerjaan dan tugas yang harus dikerjakannya. Namun,
tidak semua kemajuan yang telah dicapai tersebut membawa dampak
positif.Diantara kemajuan yang telah dicapai tersebut ternyata dapat membawa
dampak negatif bagi manusia. Dibawah ini akan dipaparkan dampak positif
(keuntungan) dan negatif(kerugian) dari penggunaan Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK) dalam bidang sosial, pendidikan, ekonomi, dan pemerintahan.
· Dalam Bidang Sosial
~ Keuntungan :Kemajuan teknologi
komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatutempat dan
tempat yang lain.
~ Kerugian :
Dengan semakin
pesatnya komunikasi membuat bentuk komunikasi berubah yang asalnya berupa face
to face menjadi tidak.Hal ini dapat menyebabkan komunikasi menjadi
hampa.Seseorang yang terus menerus bergaul dengan komputer akan cenderung
menjadi seseorang yang individualis.Dengan pesatnya teknologi informasi baik di
internet maupun media lainnya membuat peluang masuknya hal-hal yang berbau
pornografi, pornoaksi, maupun kekerasan semakin mudah.Kemajuan TIK juga pasti
akan semakin memperparah kesenjangan sosial yang terjadi di masyarakat antara
orang kaya dan orang miskin.Maraknya cyber crime yang terus membayangi seperti
carding, ulah cracker, manipulasi data dan berbagaicyber crime yang
lainnya.Menurut Paul C Saettler dari California State University, Sacramento,
Satu hal yang pasti, interaksi anak dan komputer yang bersifat satu (orang)
menghadap satu (mesin) mengakibatkan anak menjadi tidak cerdas secara sosial.
· Dalam Bidang Pendidikan
Keuntungan :Informasi
yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan
pendidikan.Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi
e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan.Kemajuan TIK juga akan
memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasisteleconference
yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu
ruangan.Sistem administrasi padasebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah
dan lancar karena penerapan sistem TIK.
Kerugian :Kemajuan TIK
juga akan semakin mempermudahterjadinya pelanggaran terhadap Hak Atas Kekayaan
Intelektual (HAKI) karena semakin mudahnya mengakses data menyebabkan orang
yang bersifat plagiatis akan melakukan kecurangan. Walaupun sistem
administrasi suatu lembaga pendidikan bagaikan sebuah system tanpa celah, akan
tetapi jika terjadi suatu kecerobohan dalam menjalankan sistem tersebut akan
berakibat fatal.Salah satu dampak negatif televisi adalah melatih anak untuk
berpikir pendek dan bertahan berkonsentrasi dalam waktu yang singkat (short
span of attention).
· Dalam Bidang Ekonomi
Keuntungan
: Semakin
maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.Bisnis yang
berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah
transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau peroranganDengan fasilitas
pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah
kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.
Kerugian :Dengan mudahnya melakukan
transaksi di internet menyebabkan akan semakin memudahkan pula transaksi yang
dilarang seperti transaksi barang selundupan atau transaksi narkoba.Hal yang
sering terjadi adalah pembobolan rekening suatu lembaga atau perorangan yang
mengakibatkan kerugian financial yang besar.
· Dalam Bidang Pemerintahan
Keuntungan :Tenologi Informasi dan
Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-government
membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga
program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar. e-government
juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa
meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.
Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh
pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.
Kerugian :Semakin bebasnya masyarakat
mengakses situs pemerintah akan membuka peluang terjadinya cyber crime yang
dapat merusak system TIK pada e-government. Misalnya kasus pembobolan situs KPU
ketika penyelenggaraan Pemilu oleh seorang cracker.
b. Pemanfaatan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis
· Komunikasi Bisnis dengan Peranan Teknologi Informasi dan
Komunikasi
Komunikasi adalah
suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang
atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan
efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan
apresiasi.Persaingan yang keras dalam dunia bisnis tentunya sangat membutuhkan
suatu perusahaan yang dapat menangani akan hal itu diberbagai situasi
yang menantang. Semua bisnis tentunya juga membutuhkan semua informasi yang
sangat aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang mana bisa semua permasalahan
tersebut hanya bisa diselesaikan melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi (
ICT ).Pergerakan bisnis yang semakin cepat menuntut komunikasi (suara, data dan
informasi) yang lebih lebih cepat guna mempertahankan pelanggan, pemasok, dan,
bahkan, dalam menghadapi persaingan.
· Telepon Sebagai media Komunikasi Bisnis
Pada awalnya,
komunikasi dalam dunia bisnis dilakukan dengan menggunakan suatu perangkat
komunikasi yang disebut telepon, dimana dengan alat ini para pelaku bisnis dapat
menyampaikan informasi dan berkomunikasi dengan pihak lain dalam rangka
menjalankan bisnisnya.
· Internet sebagai salah satu media Komunikasi Bisnis
Internet dapat
diartikan sebagai jaringan komputer luas dan besar yang mendunia, yaitu
menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain di seluruh
dunia, dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi dari mulai
yang statis hingga yang dinamis dan interaktif.
ü Manfaat internet:
Secara umum ada banyak
manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang mempunyai akses ke internet
.Berikut ini sebagian dari apa yang tersedia di internet:
Ø Informasi untuk kehidupan pribadi :kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan
pribadi, rohani, sosial.
Ø Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja :sains, teknologi,
perdagangan, saham, komoditas, berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi
bisnis, berbagai forum komunikasi.
Satu hal yang paling
menarik ialah keanggotaan internet tidak mengenal batas negara, ras, kelas
ekonomi, ideologi atau faktor faktor lain yang biasanya dapat menghambat
pertukaran pikiran. Internet adalah suatu komunitas dunia yang sifatnya sangat
demokratis serta memiliki kode etik yang dihormati segenap anggotanya.Manfaat
internet terutama diperoleh melalui kerjasama antar pribadi atau kelompok tanpa
mengenal batas jarak dan waktu.
Untuk lebih
meningkatkan kualitas sumber daya manusia di Indonesia, sudah waktunya para
profesional Indonesia memanfaatkan jaringan internet dan menjadi bagian dari
masyarakat informasi dunia. Situs web perusahaan misalnya, menyediakan berbagai
informasi. Banyak perusahaan dewasa ini menggunakan situs web unutk
mengiklankan produk, menerima pesanan produk, meminta umpan balik pelanggan dan
menerima karyawan. Mereka juga menggunakan internet untUk berkomunikasi dengan
kelompok terpilih (pilihan). Salah satu penggunaan internet sebagai media
komunikasi bisnis adalah dengan penggunaan email, karena email adalah sarana
internet yang bisa menyajikan tulisan.
· E-Commerce dalam Komunikasi Bisnis
Perdagangan sebenarnya
merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan
dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang
senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan
penggunaannya kini adalah e-commerce.Secara umum, e-commerce dapat didefinisikan
sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa
dengan menggunakan media elektronik.Di dalam e-commerce, para pihak yang
melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan hanya berhubungan melalui suatu
jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan
media internet.
Sistem E-commerce
dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi, yaitu :
ü Electronic Markets (EMs), yaitu sebuah sarana yang menggunakan teknologi
informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah
segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang
ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi
antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan
pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan.
ü Elektronic Data Interchange (EDI), adalah sarana untuk mengefisienkan
pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar
antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh
International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai “transfer data
terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari
satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media
elektronik”. EDI sangat luas penggunaaanya, biasanya digunakan oleh kelompok
retail besar, ketika melakukan transaksi bisnis dengan para supplier mereka.
EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi
komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem
komputer ke sistem komputer yang lain, tanpa memerlukan hardcopy atau faktur,
sehingga terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam
penanganan berkas dan intervensi dari manusia.
ü Internet Commerce, adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi
informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial ini,
seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan
di internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan
dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening
penjual.
· Peran IT dalam Bisnis
Teknologi informasi
saat ini telah menjadi bagian dari kehidupan masyarakat.Masyarakat mengenal dan
merasakan langsung manfaat dari perkembangan teknologi informasi pada
kehidupannya.Bisnis adalah salah satu bagian hidup masyarakat yang sangat
terpengaruh perubahan teknologi informasi.Teknologi informasi menjadi sangat
penting dan berpengaruh terhadap perkembangan suatu industri dalam
bisnis.Contoh dari teknologi informasi yang sangat memperngaruhi bisnis adalah
penggunaan internet, komputer, telekomunikasi, satelit, dsb. Teknologi
informasi membuat pekerja dalam suatu industri dapat berkomunikasi dan
menyelesaikan pekerjaanya tanpa harus bertatap muka sehingga perusahaan dapat
mencapai hasil yang produktif dangan cara yang lebih efisien. Dalam perkembangan
dunia bisnis saat ini, perusahaan dapat tertinggal dari pesaingnya apabila
tidak menguasai atau menerapkan teknologi informasi dalam industrinya.
Perusahaan harus
mengeluarkan modal yang tidak kecil untuk menerapkan teknologi informasi di
perusahaannya. Tetapi karena saat ini penggunaan teknologi informasi dapat
menjadi salah satu parameterkeunggulan suatu perusahaan, harga yang dibayar
tersebut memilikiopportunity cost yang sebanding. Namun bagi sebagian
perusahaan menganggap bahwa penggunaan teknologi informasi terhadap
perkembangan bisnis suatu perusahaan itu tidaklah penting, melainkan
manajemennya yang harus dibenahi.Teknologi informasi juga dapat digunakan untuk
membantu kinerja perusahaan dalam meningkatkan kecepatan integrasi pengetahuan
dan aplikasinya dengan mengumpulkan atau mengotomatiskan kegiatan-kegiatan
rutin organisasi, sehingga meringankan kerja para karyawan. Maka, seiring
dengan bertambahnya nilai perusahaan, perusahaan menggunakan teknologi
informasi baik internet, seperti email, dan papan buletin elektronik,
intranets, database, sistem manajemen data elektronik dan juga sistem manajemen
pengetahuan untuk meningkatkan sharingpengetahuan di antara para karyawannya.
Pada beberapa
perusahaan, segala informasi dan pengetahuan dikodifikasi dan dikumpulkan dalam
database sehingga mudah diakses dan digunakan oleh siapapun di dalam
perusahaan.Dalam bagian pergudangan dan produksi, teknologi informasi dapat
digunakan untuk mengontrol jumlah barang yang dihasilkan dan jumlah barang yang
keluar, sehingga ddata yang ada dapat lebih mudah diakses dan teliti.
Dalam bidang pemasaran
teknologi informasi ini sangat dibutuhkan untuk kegiatan pemasaran. Kegiatan
pemasaran yang memanfaatkan teknologi informasi seperti promosi produk via
internet, penjualan barang secara online, dan penyedia jasacustomer
serviceonline.Contohnya adalah perusahaan Amazon yang menjual buku dengan
pemesanan online. Perusahaan ini menggunakan aplikasi Costumerrelationship
management(CRM), sehingga perusahaan ini memiliki keunggulan kompetitif dari
pesaingnya.Aplikasi tersebut dapat menbantu mengelola hubungan perusahaan
dengan pelanggannya, sehingga perusahaan tersebut lebih kompetitif dibanding
pesaingnya.Hal ini akhirnya berpengaruh pada kinerja perusahaan yang lebih
efektif dan efisien.Di Indonesia saat ini sudah banyak situs-situs yang menjual
barangnya secara online dan menyediakan costumer servicesecara online pula.
Umumnya perusahaan yang berkembang dan memfokuskan diri pada pelanggan akan
lebih peka terhadap perubahan teknologi informasi.
Dalam bidang manajemen
karyawan, teknologi informasi mempermudah manajer untuk mencari informasi
tentang karyawannya.Pemberian gaji karyawan juga lebih mudah karena bisa
langsung dikirim lewat rekening. Manager dapat mengadakan pertemuan atau rapat
sewaktu-waktu tanpa harus bertemu secara langsung contohnya dengan video
converence. Pengiriman proposal atau tugas dari karyawan ke manajer menjadi
lebih mudah dengan memanfaatkan email sebagai sarana pengirim pesan. Manajemen
keuangan juga menjadi lebih mudah untuk dikontrol.Dengan menggunakan software
untuk keuangan dan akuntansi pencatatan arus keluar masuk uang lebih mudah
terkontrol dan mudah untuk di akses serta lebih efisien.Pencatatan keuangan
juga lebih praktis karena tidak membutuhkan buku untuk pencatatan secara
manual.
Tidak salah lagi jika
pada saat ini peran perkembangan teknologi informasi tidak dapat dipisahkan
dari dunia bisnis.Perkembangan teknologi informasi dapat memberikan berbagai
kemudahan dalam menjalankan aktivitas bisnis.Namun selain memberikan kemudahan,
teknologi informasi dapat disalah gunakan untuk hal yang kurang baik. Oleh
karena itu dalam penggunaannya harus dilakukan secara bijak tanpa harus
merugikan orang lain.
c. Pengaruh pemanfaatn teknologi informasi dala pengambilan keputusan
Ø Membuat keputusan (decision making).
Membuat keputusan (decision making)
adalah suatu proses memilih alternatif tertentu dari beberapa alternatif yang
ada. Jadi, membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam
cara untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan
keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi
pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu
keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil
suatu keputusan yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul
peluang-peluang bisnis.
Di sini seorang Wirausaha harus cepat
mengambil suatu keputusan agar dapat menggunakan kesempatan
sebaik-baiknya.Wirausaha yang ingin maju dalam bisnisnya, harus dapat memutar
akal dengan mengandalkan intuisi, ide-ide yang penuh kreatif dan inovatif.
Mereka juga harus memandang persoalan dalam konteks yang lebih luas, sambil
mengingat bahwa keputusan-keputusan utama akan mempunyai akibat-akibat jangka
panjang atas operasi bisnisnya. Seorang wirausaha diharapkan lebih aktif dalam
dan lebih kreatif, karena ia harus membuat keputusan (decision making) tanpa
bantuan data-data kuantitatif (data berbentuk angka-angka) atau dukungan
staf yang berpengalaman.
Keberhasilan seorang Wirausaha di dalam
bisnis, tergantung pada kemampuan membuat keputusan yang meningkatkan
keuntungan bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan membuat keputusan
dapat diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun.Akan tetapi, dalam
prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus cepat disadari dan
diambil tindakan pembetulannya.
Dalam
perusahaan besar, biasanya pembuatan dan pengambilan keputusan itu didasarkan
atas dasar data-data dan dokumentasi perusahaan yang terdapat dalam survei,
laporan usaha, dan sebagainya. Informasi ini biasanya telah dihimpun dengan
cara yang sudah ditentukan, sesuai dengan teknik-teknik pemecahan masalah.
Adapun pedoman untuk membuat keputusan,
kuncinya adalah sebagai berikut:
Ø Terlebih dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.
Identifikasi, bidang manakah dari
persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta.Di bidang yang dikenal
inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika, penalaran, dan institusinya
untuk membuat keputusan.
Keberanian dan antusiasme sangat diperlukan
dalam menerapkan sebuah keputusan
Ø Bersedia untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah
keputusan.
Ø Ambillah risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang
besar
Dalam keadaan tertentu, mungkin lebih
baik untuk meneruskan sesuatu yang telah berhasil pada masa lampau.
Ø Jauhilah keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan
organisasi yang sekarang.
Ø Keputusan perlu diuji cobakan dahulu.
Seorang Wirausaha harus memulai
menerapkan keputusan, semua keragu-raguan dan ketidakpastian haruslah dibuang
jauh-jauh.Jika anda dihadapkan pada alternatif harus memilih, maka buatlah
pertimbangan-pertimbangan yang matang. Kumpulkan berbagai informasi dan boleh
meminta pendapat orang lain. Setelah itu, ambil keputusan dan jangan ragu-ragu.
Dengan berbagai alternatif yang ada dalam pikiran, para Wirausaha akan dapat
mengambil keputusan yang terbaik. Banyak factor yang dapat mempengaruhi
pembuatan keputusan (decision making), diantaranya motivasi, persepsi, dan
proses belajar.
Dalam proses pembuatan
keputusan, kenyatannya ada Wirausaha yang mampu mengambil keputusan berdasarkan
pengalaman, dan ada pula Wirausaha yang berperilaku membuat keputusan secara
otomatis. Jika keputusan diambil berdasarkan pada pengalaman masa lalu,
hendaknnya tergantung juga pada tempat, waktu, pendidikan Wirausaha, dan
sebagainya.
Seorang Wirausaha yang kreatif adalah
yang pandai mengambil keputusan- keputusan yang tepat dalam bisnisnya.Seorang
Wirausaha suksesnya tergantung pada kemampuan mengambil keputusan yang
meningkatkan kemampuan meningkatkan laba bisnis pada masa mendatang.
Seorang wirausaha yang ingin maju sangat
tergantung pada ekspentasi masa depan dan keberlanjutan bisnisnya.
· Faktor dan pertimbangan membuat keputusan
Dalam mengelola
bisnisnya, para worausaha harus membuatkeputusan akhir dengan memperhatikan
faktor-faktor dan pertimbangan berikut:
a. Ukuran dan kompleksitas bisnis.
b. Harapan mengenai pertumbuhan dan perkembangan bisnis.
c. Fasilitas jasa yang tersedia di daerah untuk berbagai instalasi sistem.
d. Kualitas dan kuantitas dari staf yang tersedia untuk pelbagai jenis system
dan fasilitas latihan yang tersedia.
e. Jumlah transaksi yang harus diproses.
f. Faktor-faktor keuangan.
1.3 PERANCANAAN PERAN PESAN BISNIS
1. Analisis Audiens
Analisis terhadap audiens
sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun
organisasi.Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan
yang mereka terima. Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang
jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
· Mengembangkan
Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya
relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang
rumit.Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah
dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
· Mengenali
penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu
dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil
keputusan.
· Menetapkan
jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis
pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan
bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
· Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang
yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang
relatif sama terhadap suatu pesan.
· Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat
tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
· Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi
semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan
salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan
agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
· Temukan apa yang ingin diketahui audiens
Tidak semua audiens
pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
· Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Informasi tambahan yang relevan perlu
diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh
audiens.
· Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim
dengan berpedoman pada 5 W + 1 H (Who, What, Why, When, Where, dan How).
· Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
Dalam bisnis, ketepatan informasi harus
dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang
tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,atau keuangan untuk
memastikan keabsahannya.
· Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
Diantara beberapa gagasan yang
disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian
audiens.
7) Memuaskan
kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Pesan yang bertujuan membujuk dan
bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal
pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang
juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan
agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur,
rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
Perencanaan pesan bisnis adalah proses
komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan
tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai
kata / kalimat / paragraph; dan merevisi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus
dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan
juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan
selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang
baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan
mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator
mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan
komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens
komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa
dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan
emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens.
Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cenderung tidak mau berubah untuk hal
baru.
Penentuan ide pokok untuk menemukan cara
mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming
dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR
(Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan
journalist approach.
Dalam seleksi saluran perlu
dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas,
kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu
lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi
pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran
mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal
langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang
mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.
Perencanaan bisnis merupakan satu
langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh.
Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan
komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis
yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
2. Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens,
selanjutnya adalah menentukan cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan
bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu Ide Pokok.
Sebelum menentukan ide pokok hal – hal
penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu adalah :
1). Teknik Curah
Pendapat
beberapa teknik curah
pendapat yang dapat digunakan antara lain :
1. storyteller’s tour
2. random list
3. cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
4. journalist approach
5. quetion and answer approach
2). Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi rutin terhadap
audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan –
pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak
terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan
diterima oleh audiens.
3. Seleksi Saluran dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan
situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran
lisan dan tertulis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung
pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran
komunikasi tersebut.
· Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang
palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan
antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara,
pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna
sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih
tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
· Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di
buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan.
Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik
secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
4. Penentuan Tujuan Pesan Bisnis
Tahap pertama dalam merencanakan suatu
pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat
melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai
tujuan organisasi. Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan.
Pesan-pesan yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan
meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan
bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak
bertentangan dengan tujuan organisasi.
Berikut ini
tujuan-tujuan komunikasi bisnis, yaitu :
1. Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis
adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak
lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa
pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor
cabang yang ada.
2. Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah
memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami
dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan
negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3. Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis
adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang
lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan
kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
4. Tujuan harus jelas
Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu
organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup
antara lain :
1. keputusan untuk meneruskan pesan
2. keputusan untuk menanggapi audiens
3. keputusan untuk memusatkan isi pesan
5). Cara menguji
tujuan
Untuk menguji apakah suatu tujuan yang
telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat
pertanyaan berikut.
1. apakah tujuan tersebut realistik
2. apakah waktunya tepat
3. apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
4. apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan
5. Pemahaman Proses Komposisi
Penyusunan proses komposisi seperti
halnya proses menciptakan lagu; merencanakan lagu, membuat aransemen dan
menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar.
Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian,
dan revisi. Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan
mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan
pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan
bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :
1). Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal
yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap
perencanaan tersebut meliputi :
· Penentuan tujuan
· Analisis audiens
· Penentuan ide pokok
· Pemilihan saluran dan media
2). Penyusunan
Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya
ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan,
yaitu :
· Mengorganisasikan pesan :
Organisasi dan komposisi erat kaitannya
dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan
kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.
· Memformulasikan pesan
3). Revisi
Pesan yang telah disusun dikaji ulang
untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai
kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
· Menyunting pesan
· Menulis ulang
· Memproduksi pesan
· Mencetak pesan
BAB II
PENUTUP
2.1 Kesimpulan
Peranan komunikasi
dalam suatu organisasi sangat penting. Tidak ada seorang pun dalam keseharian
tugasnya tanpa berkomunikasi. Baik itu bertema masalah pekerjaan maupun masalah
di luar pekerjaan, seperti masalah keluarga, politik, sosial dan ekonomi nasional.
Semua ini pasti dilakukan lewat komunikasi. Juga baik itu dilakukan melalui
jalur vertikal (atasan-bawahan) maupun jalur horisontal (kolega setingkat).
Seberapa jauh proses berkomunikasi itu berhasil dengan baik sangat ditentukan
oleh kondisi dan perilaku pengirim gagasan atau pesan, penerima pesan, media
yang dipakai, teknologi informasi yanga ada, isi pesan dan cara pesan yang
disampaikan serta suasana komunikasi itu sendiri. Keberhasilan itu akan
dicerminkan oleh tidak adanya kesenjangan pemahaman antara pengirim dan
penerima pesan.
DAFTAR PUSTAKA
Sumber :
Komentar
Posting Komentar